Hỏi đáp

Tổ chức sự kiện là làm những gì

Bạn đang quan tâm đến Tổ chức sự kiện là làm những gì phải không? Nào hãy cùng VCCIDATA đón xem bài viết này ngay sau đây nhé, vì nó vô cùng thú vị và hay đấy!

XEM VIDEO Tổ chức sự kiện là làm những gì tại đây.

Chúng tôi tham gia nhiều sự kiện khác nhau trên quy mô lớn và nhỏ. Các hội nghị, cuộc họp quốc gia, cuộc thi, giải đấu, chương trình truyền hình, họp báo, tiệc tùng, v.v. được coi là sự kiện. tuy nhiên, chúng ta hiếm khi chú ý đến những người phụ trách tổ chức sự kiện ở hậu trường. Họ là những người tổ chức sự kiện, những người đóng góp rất nhiều vào sự thành công của những sự kiện đó.

Là một bạn trẻ yêu thích tổ chức, điều phối và quản lý tất cả các khâu của các sự kiện lớn nhỏ thì nghề nhân viên tổ chức sự kiện là một hướng nghề nghiệp vô cùng lý tưởng. với flash khám phá mọi thứ về ngành tổ chức sự kiện nói chung và nghề tổ chức sự kiện nói riêng!

Bạn đang xem: Tổ chức sự kiện là làm những gì

ngành tổ chức sự kiện là gì? nhu cầu tuyển dụng trong ngành?

quản lý sự kiện là một nghề liên quan đến việc giám sát tất cả các giai đoạn trước, trong và sau một sự kiện . Để dễ hình dung, chúng ta hãy lấy ví dụ về bộ phận tổ chức sự kiện chịu trách nhiệm tổ chức tiệc năm mới của một công ty.

Trước khi bữa tiệc diễn ra, nhân viên và đơn vị tổ chức sự kiện sẽ cùng nhau lên kế hoạch: lên ý tưởng (chủ đề) cho chương trình; chuẩn bị đầy đủ các yếu tố cần thiết cho bữa tiệc; thiết lập khung thời gian diễn ra các hoạt động nhỏ của buổi tiệc (ví dụ như bài phát biểu của đội ngũ quản lý, trò chơi gắn kết mọi người, bữa tối, …).

Khi buổi tiệc diễn ra, vai trò của người tổ chức sự kiện cũng vô cùng quan trọng. Họ sẽ phải điều phối và quản lý mọi thứ để đảm bảo rằng mỗi hoạt động được thực hiện trong khuôn khổ và theo đúng kế hoạch. Cuối cùng, họ cũng là người thực hiện việc kiểm kê, đảm bảo tránh thất thoát cho sự kiện; đồng thời phụ trách tài chính; mối quan hệ với nhà cung cấp;…

tại Việt Nam, nhu cầu tuyển dụng của ngành tổ chức sự kiện thường tập trung vào các sự kiện tiêu biểu như tiệc cưới, tiệc, hội nghị, hội thảo, chương trình thực tế, ca nhạc, thời trang, v.v. nếu bạn có chức danh liên quan đến dịch vụ , nhà hàng, khách sạn, v.v., bạn sẽ rất dễ dàng ứng tuyển vào các vị trí này.

Lập kế hoạch sự kiện bao gồm những gì?

công việc của một người lập kế hoạch sự kiện không bị giới hạn ở một vài điểm, vì sẽ có rất nhiều công việc không tên trước, trong và sau sự kiện.

tuy nhiên, có thể kể đến một số công việc điển hình mà người tạo sự kiện thường phải đảm nhận như:

1. xây dựng kết nối với điều phối viên sự kiện

Bạn không thể xây dựng một sự kiện thành công nếu không làm việc với nhóm hỗ trợ.

do đó, việc xây dựng một mạng lưới chuyên nghiệp với những người điều phối, lập kế hoạch và thực thi ở các giai đoạn khác nhau là điều bắt buộc mà bất kỳ nhà tổ chức sự kiện nào cũng cần lưu ý.

2. nhận và lập kế hoạch khi cần thiết

Khi sếp hoặc khách hàng yêu cầu một sự kiện, nhiệm vụ của người lập kế hoạch sự kiện là đưa ra một kế hoạch sự kiện dựa trên ý tưởng ban đầu.

Ở bước này, một người lập kế hoạch tổ chức sự kiện giỏi cần phải có óc sáng tạo và kỹ năng lập kế hoạch tốt để thuyết phục ông chủ / khách hàng về kế hoạch tổ chức sự kiện một cách hiệu quả và thành công.

XEM THÊM:  So sánh thị trường chính thức và thị trường phi chính thức

3. trình bày kế hoạch

Và để sếp / khách hàng của bạn tin tưởng bạn sẽ quản lý thành công sự kiện mà họ muốn tổ chức, bạn cần trình bày với họ kế hoạch tổ chức sự kiện. điều này bao gồm ý tưởng, chủ đề, số liệu thống kê dự kiến ​​về số lượng người sẽ tham dự sự kiện, sự tham gia của khán giả trong mỗi hoạt động, ước tính ngân sách, v.v.

Sau khi kế hoạch được xem xét và thống nhất, lúc này, bộ phận triển khai công tác tổ chức sự kiện cũng bắt đầu bước vào giai đoạn triển khai.

Xem ngay: Chủ Ngữ, Vị Ngữ, Trạng Ngữ Là Gì? Cho Ví Dụ?

thông tin thêm: cách nộp hồ sơ an toàn và hiệu quả

4. nhân viên tư vấn sự kiện

Sau khi kế hoạch sự kiện được phê duyệt, người lập kế hoạch sự kiện sẽ là người điều phối các chuyên gia thực hiện sự kiện. Ví dụ, nhóm sẽ quản lý đội set up sân khấu, âm thanh – ánh sáng, người sắp xếp vị trí ghế ngồi, người phụ trách tiệc tối – đồ uống cho khách, …

5. xác minh, theo dõi và giám sát (từ đầu đến cuối sự kiện)

Không chỉ là lập kế hoạch và cố vấn, bạn phải là người theo sát mọi bước khi sự kiện diễn ra để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch. Một người lập kế hoạch sự kiện tận tâm và hiểu biết cũng sẽ biết cách linh hoạt và phản ứng với các tình huống khi chúng phát sinh.

6. báo cáo kết quả

sau khi sự kiện kết thúc, vai trò của người lập kế hoạch sự kiện vẫn còn. họ phải báo cáo về kết quả của sự kiện.

Bước này yêu cầu các con số thực tế: số lượng người tham dự, tương tác của khách, bảng tóm tắt chi phí, v.v. điều này sẽ giúp các nhà tổ chức cũng như khách hàng và đối tác đánh giá mức độ thành công của sự kiện được tổ chức gần đây.

7. tạo danh mục các sự kiện trong quá khứ

Dù bạn giỏi đến đâu nhưng nếu bạn không thể chứng minh được khả năng của mình qua kinh nghiệm tổ chức sự kiện trước đây thì sẽ rất khó để tạo dựng lòng tin và thuyết phục khách hàng. vì vậy việc lập hồ sơ năng lực là hết sức cần thiết.

Công việc này yêu cầu bạn chia sẻ hình ảnh, video, những con số tuyệt vời, v.v. điều đó có thể chứng tỏ khả năng tổ chức sự kiện của họ với khách hàng.

kỹ năng mà mọi nhà lập kế hoạch sự kiện cần trang bị

1. tư duy sáng tạo

Người lập kế hoạch sự kiện không chỉ là những người điều tra việc cần làm. Ngoài ra, họ cần khai thác khả năng sáng tạo của mình để “thở” vào các sự kiện, chương trình đó. Ví dụ, nếu một chương trình có một ý tưởng chủ đề hấp dẫn, nó sẽ khiến những người tham gia muốn tương tác nhiều hơn, tăng trải nghiệm của họ lên rất nhiều.

Đừng nghĩ rằng tổ chức một sự kiện chỉ là tuân theo các yêu cầu quá hạn chế từ khách hàng. bạn hoàn toàn có “đất dụng võ” để sáng tạo, vì quy mô, tính chất, mục tiêu,… của các sự kiện đó sẽ khác nhau. Chính sự sáng tạo sẽ giúp sự kiện của bạn trở nên khác biệt, ấn tượng hơn so với những sự kiện khác.

XEM THÊM:  Lâm sản là gì? Đặc điểm của lâm sản? Một số lâm sản quý hiếm?

2. kỹ năng nghiên cứu

Người lập kế hoạch sự kiện không chỉ là người điều phối giỏi mà còn là người có kỹ năng nghiên cứu tốt.

nghiên cứu về hành vi và cảm xúc của con người khi tương tác với các hoạt động diễn ra trong sự kiện; nghiên cứu về cách cải thiện trải nghiệm người dùng thông qua vị trí, thời gian, đồ ăn, thức uống… nhiều thứ bạn phải nghiên cứu để đảm bảo rằng mọi bước trước, trong và sau sự kiện đều khiến khán giả hài lòng.

3. khả năng viết tập lệnh, lập kế hoạch

Đừng nhầm lẫn công việc của một người lập kế hoạch sự kiện với một công việc thủ công. Để tổ chức một sự kiện ấn tượng và thu hút, họ cần có kỹ năng viết kịch bản, đội hình sự kiện mạnh. Để làm được công việc này, người lập kế hoạch tổ chức sự kiện phải có tư duy logic và rõ ràng, cùng trí tưởng tượng và óc sáng tạo đặc biệt.

Ngoài ra, người tổ chức sự kiện cần biết cách viết một bản đề xuất hoàn chỉnh (kế hoạch sự kiện). một đề xuất hay và hấp dẫn ngoài yếu tố sáng tạo còn phải có sức thuyết phục và tính khả thi cao . vì suy cho cùng, sự kiện phải thực hiện được mục đích ban đầu.

4. xây dựng mối quan hệ và làm việc với các nhà cung cấp

Khi tổ chức bất kỳ sự kiện nào, người tổ chức sự kiện cần liên lạc, trao đổi thông tin và thương lượng với nhiều nhà cung cấp khác nhau. mỗi nhà cung cấp sẽ có những chính sách khác nhau nên trước khi đưa ra bất cứ quyết định nào với họ các nhà tổ chức sự kiện cần có những yêu cầu thật rõ ràng và minh bạch.

Xây dựng các mối quan hệ và làm việc đòi hỏi rất nhiều kỹ năng giao tiếp và đàm phán. Điều này đòi hỏi các nhà tổ chức sự kiện phải linh hoạt: cứng rắn để đảm bảo đúng tiến độ công việc và mềm mỏng để các bên không cảm thấy bất công.

5. kỹ năng thương lượng và ngân sách

Xem ngay: Sĩ quan là gì? Sĩ quan, Hạ sĩ quan Quân đội nhân dân Việt Nam?

Nếu bạn cảm thấy mình là một nhà đàm phán giỏi, xin chúc mừng, bạn có một bộ kỹ năng quan trọng với tư cách là người lập kế hoạch sự kiện.

Ở giai đoạn này, bạn sẽ cần thương lượng hợp đồng, các điều khoản của quyền lợi tài trợ, địa điểm, v.v. Sau khi thương lượng thành công ngân sách, bạn nên lập dự trù kinh phí để đảm bảo toàn bộ khâu tổ chức sự kiện không phát sinh thêm quá nhiều chi phí.

6. khả năng giám sát và quản lý con người

không chỉ làm việc với các đề xuất, hợp đồng, nhà cung cấp, … mà người tổ chức sự kiện phải có khả năng kiểm soát và quản lý con người. ở mỗi phân đoạn thực hiện khác nhau sẽ có các nhóm nhỏ khác nhau phụ trách.

ví dụ, lễ tân sẽ lo việc tiếp đón khách, hoặc hậu cần sẽ bảo quản các vật dụng cần thiết, v.v. Đó là lý do tại sao một nhà tổ chức sự kiện giỏi cần có cái nhìn tổng thể để quản lý các đội nhỏ, từ đó đảm bảo mọi mặt của sự kiện diễn ra suôn sẻ.

XEM THÊM:  Bất đắc kỳ tử nghĩa là gì

7. giữ bình tĩnh mọi lúc, mọi nơi

người tổ chức sự kiện cần có cái đầu lạnh để xoay chuyển tình thế để mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch. khi một vấn đề phát sinh, bạn sẽ cần đặt những câu hỏi nhanh để xác định vấn đề thực sự là gì và đề xuất các giải pháp kịp thời để tránh làm gián đoạn sự kiện.

Ngoài một cái đầu lạnh, một trái tim ấm áp cũng rất cần thiết. nhạy bén và nhạy bén với những gì đang xảy ra để nhanh chóng xác định những điều không theo kế hoạch. sự khôn khéo đó cũng sẽ hạn chế những quyết định hấp tấp.

8. kỹ năng lập kế hoạch và quản lý rủi ro

một sự kiện chắc chắn xảy ra, các vấn đề phát sinh. không để nước chạm chân trước khi bạn bắt đầu nhảy. thay vào đó, một người lập kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ phải “đi sâu vào tìm hiểu” những rủi ro tiềm ẩn. do đó giải quyết chúng nhanh chóng trước khi sự kiện xảy ra.

càng phát hiện nhiều rủi ro, càng ít vấn đề phát sinh trong sự kiện. các kế hoạch dự báo rủi ro sẽ không rập khuôn mà sẽ phụ thuộc vào các bối cảnh, tính chất và vấn đề khác nhau.

Ai sẽ là người phù hợp với nghề tổ chức sự kiện?

Với các gói công việc và kỹ năng cần có của một người lập kế hoạch sự kiện như ở trên, ai sẽ thực sự phù hợp cho công việc này?

có thể nói người tổ chức sự kiện không cần nhiều bằng cấp cao, được đào tạo đúng ngành. tuy nhiên, họ vẫn cần có những phẩm chất sau để dễ dàng thực hiện công việc này, đó là:

  • năng động, sáng tạo.
  • có khả năng tổ chức và sắp xếp công việc.
  • sức khoẻ ổn định.
  • những người thích giao tiếp, làm việc với mọi người .
  • cẩn thận, chi tiết; nhưng bạn cũng cần có tầm nhìn rộng.
  • một người nhạy cảm với những rủi ro tiềm ẩn.

mức lương cơ bản của ngành sự kiện

Sẽ rất khó để đưa ra một mức lương cụ thể cho các nhà tổ chức sự kiện. tùy theo vị trí phụ trách, kinh nghiệm và quy mô sự kiện mà mức lương sẽ khác nhau.

Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo bản tóm tắt sau đây về một số mức lương cơ bản để hình dung rõ hơn về tiến độ của mình:

  • người mới tham gia ngành tổ chức sự kiện, chưa có kinh nghiệm : lương cơ bản khoảng 4-6 triệu
  • nhân viên tổ chức sự kiện có từ 1-2 năm kinh nghiệm : mức lương cơ bản từ 8 – 10 triệu; hoặc có thể lên đến 20 triệu đồng.
  • Giữ vai trò trưởng phòng / trưởng bộ phận tổ chức sự kiện sau 5 năm : lương cơ bản 30 – 40 triệu đồng tùy theo sức.

Có thể nói, nghề nhân viên tổ chức sự kiện không khó nhưng cũng không hề dễ! Điều quan trọng là bạn phải trau dồi các kỹ năng cứng, kỹ năng mềm và các tố chất liên quan để có thể làm tốt công việc này. nếu bạn thực sự yêu anh ấy, đó sẽ là một thử thách xứng đáng để bạn có được vị trí đó.

Hãy cùng khám phá nhiều cơ hội việc làm quản lý sự kiện tuyệt vời!

tác giả

Xem ngay: Bệnh đau vai gáy: Nguyên nhân, triệu chứng và cách điều trị

Vậy là đến đây bài viết về Tổ chức sự kiện là làm những gì đã dừng lại rồi. Hy vọng bạn luôn theo dõi và đọc những bài viết hay của chúng tôi trên website VCCIDATA.COM.VN

Chúc các bạn luôn gặt hái nhiều thành công trong cuộc sống!

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Back to top button